Depuis quelques années, le service du secrétariat médical évolue progressivement. En effet, avec l’apparition du télésecrétariat médical, il est désormais possible de faire des travaux à distance. Avec l’externalisation de ce service, le cabinet médical pourra réaliser des économies sur le temps et sur l’argent et bénéficier d’autres avantages.
Les avantages de recourir aux services d’un secrétaire médical à distance
Avoir un service de télésecrétariat médical comporte plusieurs avantages, dont le plus important le gain d’argent et du temps. Confier le service de secrétariat à un spécialiste en ligne, c’est la garantie de gagner du temps en gestion des clients et de jouir d’un temps supplémentaire. Lorsque la télésecrétaire médicale emploi avec intelligence les nouvelles technologies et les logiciels, toutes les tâches bureautiques et administratives se font facilement. Faire appel aux services d’un secrétariat médical à distance présente aussi d’autres atouts. Travailler à distance permet d’avoir une permanence téléphonique médicale favorable. L’externalisation de ce service permet d’améliorer la productivité et d’avoir un emploi du temps à jour en permanence. Elle peut réduire les dépenses liées aux paiements de salaires et à l’emploi. Grâce aux services offerts par la télésecrétaire, les frais liés à l’achat de matériel de secrétariat seront réduites. En outre, la satisfaction des patients pourra accroître progressivement. Le suivi méticuleux du journal des patients pré-enregistrés est un autre avantage du recours aux services d’une entreprise de télésecrétariat médical.
Les missions d’un secrétaire médical à distance
Les entreprises de télésecrétariat médical proposent une multitude de prestations. Une secrétaire médicale à distance peut effectuer de nombreuses tâches. Administrativement, elle oriente les patients sur les rendez-vous disponibles et les horaires d’ouvertures du cabinet. Elle transmet des informations entre le corps médical et les patients. La gestion des plannings et des rendez-vous font partie de ces tâches. La secrétaire médicale tient, met à jour et classe des dossiers médicaux. On peut lui confier des tâches telles que la gestion, la rédaction et le tri des courriers. La secrétaire médicale à distance se propose de programmer des consultations ou des télé consultations pour son employeur. Bien évidemment, il est nécessaire que le cabinet médical ait une politique solide en matière de télémédecine. Elle peut aussi gérer les budgets, saisir et mettre au point des fichiers les associés du cabinet. Elle met sur pied une campagne d’analyse des satisfactions client. L’une des prestations de service les plus réclamées, et certainement la plus connue de tous, est le secrétariat téléphonique ou la permanence téléphonique. En somme, le secrétaire relève des appels, prend note et rédige des comptes-rendus médicaux. À la demande de l’employeur, il peut parfois également relancer les patients à partir de la procédure automatique de relance.
Les compétences requises pour devenir secrétaire médical à distance
Travailler dans le télésecrétariat médical requiert des compétences. Une personne qui souhaite devenir un secrétaire médical doit avoir la patience et le sens du relationnel. Étant la première personne qui accueille les patients, elle doit avoir un sens de communication afin d’être en mesure de recevoir et de donner des informations aux patients, aussi bien au moment d’un accueil téléphonique que physique. Elle est aussi tenue d’être rigoureuse, méthodique, bien organisée et de bien gérer son temps afin de fournir un travail efficient. Ces qualités sont particulièrement utiles pour effectuer de façon optimisée le traitement des tâches administratives et de gestion. Comme le travail de secrétaire médical à distance nécessite l’accomplissement de plusieurs missions, la polyvalence est également une autre qualité indispensable que doit avoir le télésecrétaire médical. Le secrétaire médical doit donc avoir des notions en administration, en comptabilité et des connaissances sur des termes médicaux. En tant que secrétaire médical à distance, la personne devrait avoir une connaissance bureautique complète et de contrôler à la perfection les nouvelles technologies. Pour perfectionner la valeur des services offerts, le secrétaire devrait se former constamment sur les logiciels en ligne.